Ein strukturierter Einarbeitungsplan für Geschäftsführer ist entscheidend, um den Übergang in der Unternehmensführung reibungslos zu gestalten. Gerade für Unternehmer, die sich mit dem Gedanken an eine Nachfolge oder einen Verkauf ihres Unternehmens beschäftigen, ist eine professionelle Übergabe unerlässlich.
Doch wie gestaltet man einen effektiven Einarbeitungsprozess? Welche Herausforderungen gibt es speziell in Software- und Technologieunternehmen? Und worauf sollten Verkäufer achten, um den Wert ihres Unternehmens nicht durch eine schlecht vorbereitete Übergabe zu gefährden?
In diesem Beitrag zeigen wir praxisnahe Strategien, basierend auf Erfahrungen mit erfolgreichen Geschäftsführer-Onboardings in mittelständischen Unternehmen.
Warum ein strukturierter Einarbeitungsplan Geschäftsführer entscheidend ist
Viele Unternehmer unterschätzen den Faktor Onboarding neuer Geschäftsführer. Laut einer Studie von Rochus Mummert Executive Consultants erleben mehr als 50 % der Führungskräfte erhebliche Defizite in der Einarbeitung.
Die dort genannten Hauptprobleme decken sich mit unseren Erfahrungen:
- Tagesgeschäft dominiert die Übergabe
- Unklare Erwartungen zwischen Käufer, Alt-Geschäftsführer und Team
- Fehlende Transparenz über Finanzen, Kundenbeziehungen und Prozesse
- Unzureichende Unterstützung durch den bisherigen Geschäftsführer
Besonders in Unternehmen mit hohem Wissenstransfer, wie z. B. Softwarefirmen, kann eine mangelhafte Übergabe gravierende Folgen haben. Wer ein Unternehmen verkaufen oder eine Nachfolge regeln will, sollte deshalb frühzeitig ein strukturiertes Onboarding-Konzept für den neuen Geschäftsführer entwickeln.
Einarbeitungsplan Geschäftsführer: Die 3 Phasen eines erfolgreichen Geschäftsführer-Onboardings
Jedes Unternehmen und jede Übergabe sind anders, oft kommen zusätzliche Faktoren hinzu: Ist die neue Geschäftsführerin aus der Familie? Passiert der Wechsel in der Geschäftsführung gleichzeitig mit einem Gesellschafterwechsel? Rückt jemand aus dem Team in die Geschäftsleitung auf? Befindet sich das Unternehmen in einer Phase starken Wachstums, oder gar in Liquiditätsschwierigkeiten? Usw.
Trotzdem sind in unserer Erfahrung die Fallstricke oft dieselben. Ein möglicher Denk-Ansatz für die Einarbeitung eines Geschäftsführers orientiert sich an folgendem 3-Phasen-Modell:
1. Phase Einarbeitungsplan Geschäftsführer: Operative Übergabe — „Nichts kaputt machen“
In der ersten Phase geht es darum, den neuen Geschäftsführer mit den grundlegenden Abläufen vertraut zu machen.
In der ersten Phase geht es darum, den neuen Geschäftsführer mit den grundlegenden Abläufen vertraut zu machen, und das Unternehmen kennen zu lernen. Oft lohnt es sich, erstmal Informationen zu sammeln, ohne gleich Prozesse oder Personen zu bewerten, und keine Entscheidungen vom Zaun zu brechen. Wichtige Maßnahmen:
- Zugänge & Berechtigungen (IT, Bank, ERP-Systeme, Dokumentenmanagement)
- Kennenlernen der Mitarbeiter (1:1-Gespräche mit Schlüsselpersonen)
- Einarbeitung in Finanzen & Reporting (Liquiditätsplanung, Umsatztreiber)
- Kunden- und Lieferantenkontakte übernehmen
- Bisherige Strategie und Geschäftsmodell verstehen
Tipp für Verkäufer: Unterstützen Sie den neuen Geschäftsführer in dieser Phase aktiv, indem Sie ein strukturiert Daten aufbereiten sowie eine Checkliste für den Wissenstransfer bereitstellen.
2. Phase Einarbeitungsplan Geschäftsführer: Analyse & Status Quo — „Verstehen, bevor man verändert“
Nach der ersten operativen Übergabe folgt eine detaillierte Analyse des Unternehmens. In Software- und Technologieunternehmen sollten dabei besonders beachtet werden:
- Vertrieb & Kundenbindung: Woher kommen die Interessenten? Wie hoch ist die Conversion-Rate? Welche Großkunden gibt es?
- Produkt & Entwicklung: Welche Entwicklungs-Roadmap gibt es? Wie funktioniert der Entwicklungsprozess?
- Support & Prozesse: Wie ist die Support-Struktur (z.B. Ticket-System, Verteilung Telefon-Tickets vs. schriftlicher Support, welche self-serve Materialien gibt es, gibt es einen strukturierten Einarbeitungsprozess für neue Supporter)
- Wirtschaftliche Situation: Welche Kostentreiber gibt es? Welche Geschäftsbereiche bzw. Produkte oder Kunden sind profitabel?
Diese Phase dient dazu, die Hebel für Verbesserungen zu erkennen, bevor erste Maßnahmen umgesetzt werden. Oft lohnt es sich, die Verbesserungshebel in dieser Phase aufzunehmen und abzuschätzen. Erst nach erfolgter Analyse kann bewertet werden, welche Verbesserungshebel das höchste Potential haben.
Zu viele Verbesserungsprojekte gleichzeitig führen oft dazu, dass nichts richtig umgesetzt wird — gerade in einer unruhigen Zeit wie der Übergabe einer Geschäftsleitung. Oft lohnt es sich, nur wenige (2-3) Mehrjahresziele zu definieren, und eine Handvoll Verbesserungsinitiativen pro Jahr zu starten — und diese dafür regelmäßig auf Umsetzung zu überprüfen.
3. Phase Einarbeitungsplan Geschäftsführer — Maßnahmen & Umsetzung: „Gezielte Veränderungen statt Aktionismus“
Erst jetzt sollten tiefgreifende Veränderungen im Unternehmen eingeleitet werden. Die Geschäftsführerin sollte dabei auf Buy-in des Teams setzen, um Widerstände zu vermeiden.
- Priorisierte Maßnahmen definieren (Was wird zuerst verbessert?)
- Mitarbeiter und Stakeholder frühzeitig einbinden — idealerweise kommen Verbesserungsideen und detaillierte Arbeitspläne aus dem Team
- Langfristige Strategie und Vision kommunizieren
- Kundenzufriedenheit als Benchmark nutzen
Gerade in Softwarefirmen sollte das Produktmanagement frühzeitig einbezogen werden, um Innovationen und Kundenanforderungen strategisch umzusetzen.
Häufige Fehler beim Geschäftsführer-Onboarding
Viele Unternehmen begehen bei der Einarbeitung von neuen Geschäftsführern gravierende Fehler, die langfristig teuer werden können:
- Zu schneller Wechsel & abrupte Übergabe: Eine Begleitphase mit dem bisherigen Geschäftsführer ist ideal.
- Mangelnde Transparenz: Ohne klare Finanzdaten und KPIs kann die neue Geschäftsführerin nicht steuern. Häufig geht die Einarbeitung auch mit der Erarbeitung von KPIs einher, die dem Nachfolger die Möglichkeit geben zu erkennen welche Prozesse laufen, und welche nicht.
- Sofortige Veränderungen ohne Analyse: Erst verstehen, dann verbessern!
- Fehlendes Team-Buy-in: Veränderungen ohne Rückhalt führen zu Widerstand — kontinuierliche Verbesserung muss im gesamten Unternehmen gelebt werden
- Unklare Erwartungen: Welche Strategie und Ziele verfolgt der neue Geschäftsführer?
Die unterschätzte Rolle der Unternehmenskultur
Neben Zahlen, Prozessen und strategischen Themen ist die Unternehmenskultur ein kritischer Erfolgsfaktor für eine gelungene Einarbeitung. Ein neuer Geschäftsführer kann noch so viel Fachwissen mitbringen – wenn er nicht versteht, wie Entscheidungen getroffen werden, welche ungeschriebenen Regeln es gibt und wie Mitarbeiter auf Veränderungen reagieren, kann es zu Konflikten kommen. Eine bewusste Kulturvermittlung durch den Alt-Geschäftsführer ist daher essenziell.
Wissenstransfer – Vermeidung von „Wissensinseln“
Gerade in Software- und Technologieunternehmen hängt der Unternehmenserfolg oft am Wissen einzelner Mitarbeiter. Dieses Wissen muss frühzeitig dokumentiert und transferiert werden.
Wichtige Maßnahmen:
- Dokumentation von Geschäftsprozessen und technischen Abläufen — hier helfen u.a. Werkzeuge wie Videos (Aufzeichnen von Teams-Sitzungen) oder KI (Erstellung von automatischen Zusammenfassungen und Checklisten basierend auf Besprechungs-Transskripten)
- Übergabe von Schlüsselprojekten und Kundenbeziehungen
- Einführung des neuen Geschäftsführers in strategische Partnerschaften
Fehlt dieser Wissenstransfer, droht das Unternehmen ineffizient zu werden oder Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitern zu entwickeln.
Fallstricke bei einer externen Nachfolge
Gerade bei einer externen Nachfolge kann es zu Spannungen mit bestehenden Führungskräften oder Mitarbeitern kommen. Wenn der Alt-Geschäftsführer stark in das Unternehmen eingebunden war, kann es für das Team herausfordernd sein, sich an eine neue Führung zu gewöhnen.
Die scheidende Geschäftsführerin sollte in der Übergangsphase bewusst eine unterstützende, aber zurückhaltende Rolle einnehmen, um den neuen Geschäftsführer nicht zu untergraben.
Fazit: Geschäftsführer-Onboarding entscheidet über den Unternehmenserfolg
Ein durchdachter Einarbeitungsplan für Geschäftsführer ist nicht nur für Nachfolger, sondern auch für Unternehmer, die verkaufen oder sich zurückziehen wollen, entscheidend. Ein klarer Onboarding-Plan reduziert Risiken & Unsicherheiten
Leave a Reply